Voorbereiding is alles
Een telling loopt het soepelst wanneer de locatie rustig, logisch en eenduidig is ingericht. Een goede voorbereiding voorkomt:
- onnodige tijdsdruk,
- dubbel tellen of missen van locaties,
- en discussies achteraf over afwijkingen.
Checklist voorbereiding
1) Maak duidelijke afspraken over scope en moment
- Welke locatie(s) vallen binnen de telling (zones, afdelingen, externe opslag)?
- Welke datum/tijd is het telmoment en wat gebeurt er met activiteiten rondom dat moment?
- Welke artikelen zijn wel/niet inbegrepen (bijv. emballage, consignatie, retouren in quarantaine)?
2) Stabiliseer de goederenstroom rond het telmoment
- Beperk waar mogelijk ontvangsten, verplaatsingen en uitleveringen rond de telling.
- Spreek af hoe u omgaat met spoedorders of noodverplaatsingen.
- Zorg dat er één duidelijke werkwijze is voor mutaties die toch doorgaan (zodat registratie achteraf klopt).
3) Zorg dat elke locatie logisch en herkenbaar is
- Controleer of locaties/stellingen/gangen eenduidig gelabeld zijn.
- Maak zones “telbaar”: geen losse stapels zonder locatie, geen onduidelijke mixlocaties.
- Leg uitzonderingen vast: bulk, overflow, pallets, buitenopslag.
4) Breng “bijzondere voorraad” vooraf in kaart
Maak vooraf duidelijk waar deze categorieën liggen en hoe ze moeten worden behandeld:
- retouren / beschadigd / quarantaine
- incourant / af te boeken
- demo’s, showmodellen of winkelvoorraad versus magazijnvoorraad
- consignatie of voorraad van derden
5) Ruim op voor overzicht, niet voor cosmetiek
- Verwijder afval en lege verpakkingen uit telzones.
- Maak artikelen zichtbaar en bereikbaar (voorkom “achterop” en “onderop” verrassingen).
- Leg losse artikelen bij elkaar waar dat logisch is, zonder te gaan “herindelen” op het laatste moment.
6) Regel toegang, veiligheid en begeleiding
- Zijn alle zones toegankelijk (sleutels, toegangspassen, hoogwerkers waar nodig)?
- Is er een aanspreekpunt per afdeling/zone?
- Is veiligheid geborgd (looppaden, heftruckverkeer, PBM’s)?
Goed voorbereid = betrouwbaardere uitkomst
Een telling hoeft geen chaos te zijn. Met een korte, duidelijke voorbereiding voorkomt u de meeste fouten en verstoringen en krijgt u cijfers waar u echt op kunt sturen.
Als u wilt, kan een onafhankelijke partij ook meedenken over de voorbereiding en de meest passende telvorm (cyclisch, wall-to-wall of overnamebalans), zodat u intern zo min mogelijk tijd kwijt bent en wel maximale betrouwbaarheid bereikt.
Contact
