Waarom een inventarisatie belangrijk is
Hoe vaak u moet inventariseren hangt vooral af van voorraadwaarde, omloopsnelheid, aantal SKU’s, foutgevoeligheid en of u te maken heeft met audit-, jaarrekening- of overnamesituaties.
De kern is: hoe groter de impact van voorraadverschillen, hoe vaker u (deels) moet inventariseren.
Dit zijn de meest bepalende factoren voor inventarisatie frequentie:
Omloopsnelheid:
hoe sneller artikelen bewegen, hoe vaker controle nodig is.
Assortimentsgrootte:
veel SKU’s = hogere kans op afwijkingen.
Waarde en risico:
high-value of diefstalgevoelige artikelen vragen om meer aandacht.
Proces complexiteit:
meerdere locaties, retourstromen, pickfouten, ompak of productie verhogen risico.
Omnichannel:
online + fysieke voorraad vraagt om strakkere betrouwbaarheid.
Externe druk:
audits, jaarafsluiting of een overnamebalans vereisen aantoonbare betrouwbaarheid.
Richtlijnen per sector
Onderstaande richtlijnen zijn praktisch en veelgebruikt. Exacte frequentie verschilt per organisatie.
Retail (winkels en ketens)
Retail heeft vaak veel transacties, retouren en een breed assortiment. Richtlijn:
- Doorlopend (cyclisch) tellen voor hardlopers, afwijkingsgevoelige groepen en high-value artikelen
- Periodieke bredere telling (per afdeling/locatie) om het totaalbeeld te borgen
- Extra controle rond seizoenswissels of grote actieperiodes
Kleine afwijkingen leiden snel tot “nee-verkoop”, afboekingen en onbetrouwbare beschikbaarheid.
Distributiecentra (DC’s)
DC’s draaien op volume, snelheid en foutloze goederenstromen. Richtlijn:
- Cyclisch tellen als standaard (op locaties, pickzones of artikelgroepen)
- Aanvullend een wall-to-wall count wanneer er structurele verschillen zijn, systemen wijzigen of bij controle-/auditmomenten
Afwijkingen werken door in leverbetrouwbaarheid, backorders en extra handling.
Maakindustrie en productieomgevingen
Hier spelen grondstoffen, halffabricaten en WIP (work in progress). Richtlijn:
- Regelmatig cyclisch tellen op kritieke materialen en dure componenten
- Extra tellingen bij productiepieken, wijziging in stuklijsten/registratieprocessen of voorraadcorrecties die terugkomen
Voorraadverschillen raken planning, kostprijsberekening en leverzekerheid.
Signalen dat u vaker (of anders) moet inventariseren
Loopt u tegen terugkerende voorraadverschillen, onverwachte derving of veel correcties aan? Of ontstaan er discussies bij audit/jaarrekening en is beschikbaarheid (omnichannel) niet altijd betrouwbaar? Dan is uw inventarisatieritme waarschijnlijk toe aan bijsturing.
Met een passend ritme reduceert u correcties en afboekingen, krijgt u audit-proof cijfers en voorkomt u de verstoring van grote, ad-hoc tellingen. Bovendien verbetert uw stuurinformatie voor inkoop, planning en beschikbaarheid.
De beste frequentie is meetbaar en schaalbaar
De juiste frequentie bepaalt u op basis van risico en resultaten: start bijvoorbeeld met cyclisch tellen en schaal op of af waar nodig. Zo vindt u de balans tussen zekerheid en werkbaarheid.
Wilt u kort sparren welke frequentie past bij uw sector en voorraadprofiel, zonder stilstand in de operatie? Dan kan een onafhankelijke blik snel helderheid geven.
