Meer over: Inventariseren

Inventariseren staat ook wel bekend het schriftelijk opnemen van de inboedel. Het gaat hier dus om het verzamelen van gegevens. Simpel gezegd gaat het bij inventarisatie dus om het tellen van de voorraad. Maar hier komt natuurlijk veel meer bij kijken. Zo wordt er ook gekeken naar afwijkingen ten opzichte van de administratie. Op deze manier komen zaken als diefstal en breuk boven water. Door een goede inventarisatie krijgt u de mogelijkheid om maatregelen treffen om in de toekomst beter voorbereid te zijn op de verschillen. Inventarisatie zorgt dus voor een directe inzage in de huidige situatie.

Nu u weet wat inventariseren is, vraagt u zich vast af waarom het belangrijk is. Naast dat het inventariseren van uw voorraad wettelijk verplicht is geef ik u hier 5 andere redenen waarom inventariseren belangrijk is.

• Vinden van diefstallen en andere derving
• Doelstellingen behalen
• Inzicht in uw productsucces
• Verbeter het bestelproces
• Prijsstrategie verbeteren

Helaas is diefstal nog altijd een probleem binnen het retaillandschap. Door regelmatig te inventariseren heeft u een beter inzicht in uw voorraad en kunt u zich beter laten informeren over mogelijke inbraken. Zo weet u of uw beveiliging herzien of opgeschroefd moet worden. Daarnaast worden ook problemen als beschadigde voorraden, niet verwerkte of ontvangen bestellingen en slechte gewoonten bij het voorraadbeheer aan het licht gebracht.

Wanneer u verschillen aantreft in uw voorraden betekent dat natuurlijk dat deze niet overeen komen met uw administratie. Hierdoor zal u ook financiële verschillen hebben die invloed hebben op de doelstellingen van uw bedrijf. Door regelmatig te inventariseren heeft u een beter inzicht in de situatie en kunt u op tijd ingrijpen waar nodig.

Natuurlijk is het belangrijk om te weten welke producten goed verkopen en welke het wat minder doen. Waarschijnlijk heeft u al een onderbuik gevoel bij welke producten dit zijn. Echter zal het u verbazen hoe veel andere producten het extreem goed of juist minder goed doen zonder dat iemand het door heeft. Met een inventarisatie krijgt u hier zicht op – heeft u grote aantallen van een product gedurende langere tijd? Dan is dit vaak een goede indicatie dat het niet goed verkoopt. U kunt er dan voor kiezen de prijs te verlagen of het te verplaatsen naar een andere locatie. Het is ook mogelijk dat de klant het product niet nodig heeft. Natuurlijk zijn er ook producten waarvan u minder voorraad heeft dan verwacht. Het kan zijn dat dit komt doordat het goed is verkocht, een mooie prijs heeft of op een goede locatie staat. Door een regelmatige inventarisatie heeft u een betere blik op de verkoopresultaten.

Zoals hierboven beschreven kan inventariseren er voor zorgen dat u inzicht krijgt in tekorten of een overvloed aan producten. Door een goede inventarisatie kunt u uw bestelproces optimaliseren a.d.h.v de gevonden resultaten.

Met een goed verzorgde inventarisatie komen uw financiën beter in zicht. U krijgt de perfecte kans om uw verkoopcijfers en winsten te analyseren. Aan de hand van deze informatie kunt u bepalen welke producten het schap uitvliegen terwijl andere achterblijven. Het is dé ideale mogelijkheid om prijsstrategiën te herzien om de winstgevenheid te verbeteren. Een goede inventarisatie zorgt dus voor een beter inzicht in uw situatie, waardoor u uiteindelijk een hogere omzet kunt draaien.

Inventarisatie is belangrijk om beeld te krijgen omtrent breuk / diefstal, inzicht te krijgen in de huidige situatie en om uw omzet te optimaliseren. Het niet alleen een tijdrovende, maar ook een bijzonder lastige klus. Zeker wanneer dit zonder goede tactiek gebeurt. Ook de afwezigheid van betrokken personeel en het gebruik van geavanceerde apparatuur zorgt voor moeilijkheden. Wij raden het sterk af dit zelf te doen. Hier 3 redenen waarom.

1. Inventariseren is tijdsintensief
2. De juiste methodes voor de juiste job
3. Specialist secuurder dan een machine

Zoals hierboven kort beschreven; Inventarisatie is tijdsintensief, wanneer u uw inventarisatie zelf wilt verzorgen kan dit dagen, al dan niet weken duren. Tijd waarin u dus minder omzet kunt verzetten. Een specialist zorgt er voor dat dit proces niet alleen sneller, maar ook efficiënter gebeurt.

Regelmatig horen wij dat inventarisatie niet nodig is. Dit door de automatische systemen die gebruikt worden. Helaas werken deze automatische bestel- en inkoopsystemen niet nauwkeurig. Ook blijken de Warehouse-management systemen (WMS) niet secuur genoeg. Door gebruik te maken van deze systemen gaat men vaak uit van een 100% nauwkeurige voorraad. Helaas blijkt dit vaak 80 tot 90% te zijn. Een specialist telt uw voorraad veel nauwkeuriger. Daarnaast kan een specialist meedenken over de vervolgstappen. Kortom, de automatische bestelsystemen blijken minder secuur. Huur dus een specialist in. Zo krijgt u niet alleen een perfect inzicht in uw huidige voorraad. Maar weet u wat u te wachten staat. Tot slot zijn specialisten mensen, dit is gunstig in dit werkveld doordat zij zelf suggesties kunnen bieden en acties kunnen ondernemen.

Om de inventarisatie goed te laten verlopen past de specialist methodes toe. De gekozen methode is sterk afhankelijk van de situatie en de tijd die de specialist krijgt. Is er een wall-to-wall count (integrale telling op artikelniveau) nodig? Werkt een cyclische telling (partieel roulerend tellen) beter? Of is er een overnamebalans nodig? Een specialist zorgt ervoor dat de juiste techniek gebruikt wordt voor de job.

In principe gebruiken wij 3 soorten inventarisatie;

• Cyclische tellingen
• Wall-to-wall count
• Overnamebalans

Bij cyclische tellingen bespreken wij allereerst welke producten / artikelen wij betrekken. Denk hierbij aan producten die gevoelig zijn voor diefstal, breuk, etc. Bij cyclische tellingen spreken wij af hoe vaak wij de producten inventariseren. Dit zorgt voor een een nauwkeurigere inzage. Zo weet u eerder of er een product mist.

Bij de wall to wall methode tellen of scannen wij de fysieke voorraad. Dit doen wij met de hand. Vervolgens vergelijken wij de resultaten met de geregistreerde voorraad.

De overnamebalans gebeurt enkel wanneer een bedrijf is overgenomen. Hierbij wordt de gehele balans opgemaakt. Zo weet u precies wat u te wachten staat en of de cijfers kloppen.