Het inventariseren van voorraden is complexer geworden. De voorraadposities en assortimenten worden groter en wisselen regelmatig. Dit terwijl deze zaken niet altijd correct worden geregistreerd. Daarnaast zijn de resultaten steeds belangrijker. Omni-channel en de steeds kritischer wordende klant zijn hier een belangrijke oorzaak van. Dit zorgt ervoor dat een accurate voorraad cruciaal is. Dit maakt dat écht inventariseren een specialistenklus is, een vak wat IBT-Groep al ruim 30 jaar beoefent.
Cyclisch Tellen
Bij cyclisch tellen (ook wel partieel roulerend tellen genoemd) wordt op basis van een schema steeds een klein deel van de voorraad geteld.
Overnamebalans
Een overname balans is nagenoeg gelijk aan een normale integrale inventarisatie. Alle artikelen worden exact geteld, en zorgvuldig geregistreerd.
Wall to Wall Count
Bij deze vorm van inventariseren is het eigenlijk heel duidelijk; alles binnen de aangegeven locatie(s) wordt op een moment geteld.
Persoonlijk Advies
Weet u niet zo goed wat u nodig heeft, of wilt u op detailniveau worden geholpen? Onze Experts staan voor u klaar.
Wat is inventariseren?
Inventariseren staat ook wel bekend als voorraadtelling, of het schriftelijk opnemen van de inboedel. Het gaat hier dus om het verzamelen van gegevens. Echter ligt het niet zo simpel en komt hier meer bij kijken. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar afwijkingen ten opzichte van de administratie. Zo komen zaken als diefstal en breuk boven water. Door een goede inventarisatie krijgt u de mogelijkheid om maatregelen te treffen om in de toekomst beter voorbereid te zijn op de verschillen. Inventarisatie zorgt dus voor een directe inzage in de huidige situatie. Hierdoor loopt u minder kosten op. Kortom, het gaat bij het inventariseren dus om het tellen van de voorraad om zo het winstpercentage en de efficiëntie te verhogen.
Waarom is inventariseren belangrijk?
Het inventariseren van uw voorraad is wettelijk verplicht
Een belangrijke reden voor de uitvoering van de inventarisatie is de wettelijke verplichting. Het is namelijk verplicht om jaarlijks een balans op te maken. Deze balans geeft inzicht in het bedrijf; hierbij wordt gekeken naar bezittingen, schulden en eigen vermogen van de ondernemer. A.d.h.v deze balans bepaalt de overheid de hoeveelheid belasting. Om deze wettelijk verplichte balans te achterhalen is dus een inventarisatie nodig.
Prijsstrategie verbeteren
Met een goed verzorgde inventarisatie komen uw financiën beter in zicht. U krijgt de perfecte kans om uw verkoopcijfers en winsten te analyseren. Aan de hand van deze informatie kunt u bepalen welke producten het schap uitvliegen terwijl anderen achterblijven. Het is de ideale mogelijkheid om prijsstrategieën te herzien om de winstgevendheid te verbeteren. Een goede inventarisatie zorgt dus voor een beter inzicht in uw situatie, waardoor u uiteindelijk een hogere omzet kunt draaien.
Vergroot de efficiëntie van uw bestelproces
Een goede inventarisatie zorgt voor inzicht in uw producten. Zo weet u waar tekorten of juist overvloeden zitten. Door deze in kaart te brengen kunt u uw bestelproces optimaliseren a.d.h.v. de gevonden resultaten. Zo zorgt u voor minder onkosten.
Inzicht in diefstal en andere derving
Helaas is diefstal nog altijd een probleem binnen het retaillandschap. Door regelmatig te inventariseren heeft u een beter inzicht in uw voorraad en kunt u zich beter laten informeren over mogelijke inbraken. Zo weet u of uw beveiliging herzien of opgeschroefd moet worden. Daarnaast worden ook problemen als beschadigde voorraden, niet-verwerkte of ontvangen bestellingen en slechte gewoonten bij het voorraadbeheer aan het licht gebracht.
Inzicht in productprestaties
Natuurlijk is het belangrijk om te weten welke producten goed verkopen en welke het wat minder doen. Waarschijnlijk heeft u al een onderbuik gevoel bij welke producten dit zijn. Echter zal het u verbazen hoe veel andere producten het extreem goed of juist minder goed doen zonder dat iemand het doorheeft. Met een inventarisatie krijgt u hier zicht op – heeft u grote aantallen van een product gedurende langere tijd? Dan is dit vaak een goede indicatie dat het niet goed verkoopt. U kunt er dan voor kiezen de prijs te verlagen of het te verplaatsen naar een andere locatie. Het is ook mogelijk dat de klant het product niet nodig heeft. Natuurlijk zijn er ook producten waarvan u minder voorraad heeft dan verwacht. Het kan zijn dat dit komt doordat het goed is verkocht, een mooie prijs heeft of op een goede locatie staat. Door een regelmatige inventarisatie heeft u een betere blik op de verkoopresultaten.
Voorbereiding op de toekomst
Door uw productprestaties, de derving die plaatsvindt en het bestelproces in kaart te brengen, kunt u zich beter voorbereiden op de toekomst. Zo bespaart u niet alleen op kosten, maar kunt u ook anticiperen op veranderingen in de markt. Kortom, inventariseren is belangrijk om uw bedrijf voor te bereiden op de toekomst.
Onze werkwijze
Rondje door het pand
Allereerst zullen we een rondje door het pand wandelen, hier bespreken we de huidige situatie en zorgen wij ervoor dat wij precies weten wat uw wensen en doelen zijn. Zo kunnen wij u het best helpen.
Adviesplan opstellen
Na het rondje door het pand kijken wij wat de beste manier is om uw bedrijf te helpen. We stellen dan ook een adviesplan op. Pas wanneer dit plan akkoord is ondernemen wij actie.
De inventarisatie
Nadat u akkoord heeft gegeven op het plan zullen wij uw bedrijf inventariseren. Hoe dit gebeurt is sterk afhankelijk van het adviesplan. Wij weten precies welke inventarisatiemethode het best past bij uw toekomstvisie. Natuurlijk nemen we u graag mee in het proces, maar u hoeft zich nergens zorgen om te maken. Al het werk wordt u volledig uit handen genomen.
Na-analyse
Na de inventarisatie kijken we nog eens goed naar de voorraad. Aan de hand van de resultaten maken wij een analyse. Deze analyse gebruiken wij om u te adviseren
Waarom inventarisatie uitbesteden?
Inventarisatie is belangrijk om beeld te krijgen omtrent breuk / diefstal, inzicht te krijgen in de huidige situatie en om uw omzet te optimaliseren. Het is niet alleen een tijdrovende, maar ook een bijzonder lastige klus. Zeker wanneer dit zonder goede tactiek gebeurt. Ook de afwezigheid van betrokken personeel en het gebruik van geavanceerde apparatuur zorgen voor moeilijkheden. Wij raden het sterk af dit zelf te doen. Hier 3 redenen waarom.
Inventariseren is tijdsintensief
Zoals hierboven kort beschreven; Inventarisatie is tijdsintensief, wanneer u uw inventarisatie zelf wilt verzorgen kan dit dagen al dan niet weken duren. Tijd waarin u dus minder omzet kunt verzetten. Een specialist zorgt ervoor dat dit proces niet alleen sneller, maar ook efficiënter gebeurt.
De juiste methodes voor de juiste job
Regelmatig horen wij dat inventarisatie niet nodig is. Dit door de automatische systemen die gebruikt worden. Helaas werken deze automatische bestel- en inkoopsystemen niet nauwkeurig. Ook blijken de Warehouse-management-systemen (WMS) niet secuur genoeg. Door gebruik te maken van deze systemen gaat men vaak uit van een 100% nauwkeurige voorraad. Helaas blijkt dit vaak 80 tot 90% te zijn. Een specialist telt uw voorraad veel nauwkeuriger. Daarnaast kan een specialist meedenken over de vervolgstappen. Kortom, de automatische bestelsystemen blijken minder secuur. Huur dus een specialist in. Zo krijgt u niet alleen een perfect inzicht in uw huidige voorraad. Maar weet u wat u te wachten staat. Tot slot zijn specialisten mensen, dit is gunstig in dit werkveld doordat zij zelf suggesties kunnen bieden en acties kunnen ondernemen.
Specialist secuurder dan machine
Om de inventarisatie goed te laten verlopen, past de specialist methodes toe. De gekozen methode is sterk afhankelijk van de situatie en de tijd die de specialist krijgt. Is er een wall-to-wall count (integrale telling op artikelniveau) nodig? Werkt een cyclische telling (partieel roulerend tellen) beter? Of is er een overnamebalans nodig? Een specialist zorgt ervoor dat de juiste techniek gebruikt wordt voor de job.
Methoden inventariseren
In principe gebruiken wij 3 soorten inventarisatie-methoden;
Cyclische tellingen, wall-to-wall count en een overnamebalans.
Hieronder lichten we de verschillende manieren van inventariseren toe.
Cyclische Tellingen
Bij cyclische tellingen bespreken wij allereerst welke producten / artikelen wij betrekken. Denk hierbij aan producten die gevoelig zijn voor diefstal, breuk, etc. Bij cyclische tellingen spreken wij af hoe vaak wij de producten inventariseren. Dit zorgt voor een nauwkeurigere inzage. Zo weet u eerder of er een product mist.
Wall-To-Wall Count
Bij de wall to wall methode tellen of scannen wij de fysieke voorraad. Dit doen wij met de hand. Vervolgens vergelijken wij de resultaten met de geregistreerde voorraad.
Overnamebalans
De overnamebalans gebeurt enkel wanneer een bedrijf is overgenomen. Hierbij wordt de gehele balans opgemaakt. Zo weet u precies wat u te wachten staat en of de cijfers kloppen.
Kies voor IBT-Groep
Met al ruim 35 jaar op de teller weet IBT-groep als geen ander hoe het inventariseren van een voorraad het best verloopt. Hierdoor kunnen wij niet alleen de belofte maken dat dit snel en effectief gebeurd, maar ook dat onze tellingen nauwkeurig zijn. Daarnaast geven wij u graag advies over de vervolgstappen. Hoe we u het best kunnen helpen? Dat vertellen we u graag.